【完全版】学習塾のPL(損益計算書)の書き方と作成フォーマット|勘定科目・原価率・季節変動まで徹底解説

学習塾の損益計算書(以下、PL)を作成・管理する上で最も重要なのは、塾ビジネス特有の「季節変動」と「人件費・賃料を中心とする固定費構造」を正確に把握することです。
学習塾は、春期・夏期・冬期講習や入試直前対策などで特定の月に売上が急増する一方、講師の人件費や校舎の賃料は毎月固定的に発生するという構造を持っています。
この特性を理解せずに一般的な会計ルールだけでPLを作成すると、資金繰りの予測を見誤る可能性があるため、以下の記事でも なかなかわかりにくいと思うのですが、なるべく重要なポイントは押さえておきましょう。
今回の記事では、実務でそのまま使えるレベルで学習塾のPLの書き方、勘定科目の分類、業界の適正比率、集団指導と個別指導の違い、季節変動の織り込み方まで解説します。
1. 学習塾におけるPLの基本構造と5つの利益
M&Aで教室を売却するそのときまで、個人事業主の方でしたら、確定申告を税理士に任せていたのであありよくわからない・・・
正直今まで、損益計算書なんてつくったことがない
など、意外と多いです。
損益計算書は、一定期間(通常は1年間または1ヶ月間)の企業の経営成績を表す決算書です。学習塾のPLも、以下の5つの利益段階で構成されます。
- 売上総利益(粗利益)= 売上高 - 売上原価
- 営業利益 = 売上総利益 - 販売費及び一般管理費(販管費)
- 経常利益 = 営業利益 + 営業外収益 - 営業外費用
- 税引前当期純利益 = 経常利益 + 特別利益 - 特別損失
- 当期純利益 = 税引前当期純利益 - 法人税等(法人税・住民税・事業税)
学習塾経営において特に重視すべきなのは「売上総利益」と「営業利益」です。売上原価には主に授業を直接担当する講師の人件費と教材費が含まれ、販管費には校舎の賃料や生徒募集のための広告宣伝費が含まれます。
2. 【実例】学習塾の標準的な年間PLモデル表
まずは、年商5,000万円規模(生徒数約100名〜120名)の標準的な個別指導・集団ハイブリッド型学習塾を想定した年間損益計算書の全体像を示します。
| 勘定科目 | 年間金額(円) | 売上比率 | 概要・補足説明 |
| 売上高 | 50,000,000 | 100.0% | 月謝、講習費、教材費、入会金等の合計 |
| 授業料売上 | 35,000,000 | 70.0% | 通常期の毎月の月謝収入 |
| 季節講習売上 | 10,000,000 | 20.0% | 春期・夏期・冬期講習の売上 |
| 教材・模試・その他売上 | 5,000,000 | 10.0% | テキスト代、公開模試受験料、入会金 |
| 売上原価 | 18,500,000 | 37.0% | 授業に直接かかる費用の合計 |
| 講師人件費(非常勤・アルバイト) | 14,000,000 | 28.0% | 授業を担当する非常勤講師の給与 |
| 教材費・仕入高 | 3,000,000 | 6.0% | 出版社からのテキスト仕入、テスト印刷代 |
| 模試代仕入 | 1,500,000 | 3.0% | 外部模試の受検費用(業者への支払い) |
| 売上総利益(粗利益) | 31,500,000 | 63.0% | 塾本体のサービスが稼ぎ出した粗利 |
| 販売費及び一般管理費 | 21,500,000 | 43.0% | 塾の運営・集客にかかる費用の合計 |
| 役員報酬・正社員給与 | 8,000,000 | 16.0% | 教室長・室長代行・管理部門の給与 |
| 地代家賃 | 6,000,000 | 12.0% | 校舎テナント料(月額50万円想定) |
| 広告宣伝費 | 3,500,000 | 7.0% | チラシ折込、Web広告、看板代 |
| 水道光熱費 | 1,200,000 | 2.4% | 電気代、水道代(夏・冬のエアコンで変動) |
| 通信費・システム利用費 | 800,000 | 1.6% | 電話、ネット、塾管理SaaSアプリ費用 |
| 消耗品費・雑費 | 600,000 | 1.2% | 事務用品、清掃用品、文房具 |
| 減価償却費 | 800,000 | 1.6% | 内装工事、内装備品、パソコン等の償却 |
| 営業利益 | 10,000,000 | 20.0% | 本業での実質的な利益(目標値基準) |
| 営業外収益 | 100,000 | 0.2% | 助成金、受取利息など |
| 営業外費用 | 600,000 | 1.2% | 創業融資等の借入金利息 |
| 経常利益 | 9,500,000 | 19.0% | 資金調達コストを含めた実常的な利益 |
| 特別利益・損失 | 0 | 0.0% | 設備の売却損益など(該当なし) |
| 税引前当期純利益 | 9,500,000 | 19.0% | 税金計算の根拠となる利益 |
| 法人税等(概算) | 2,850,000 | 5.7% | 実効税率を約30%として試算 |
| 当期純利益 | 6,650,000 | 13.3% | 最終的に手元に残る利益 |
3. 売上高(収入)の分解と計上ルールの詳細
学習塾の売上高は、単に金額を合算するだけでなく、項目ごとに細分化して管理する必要があります。それぞれの項目には、発生のタイミングや会計上の計上ルールが存在します。
売上勘定科目の内訳表
| 売上科目 | 内容と特徴 | 計上ルール(発生主義) | 注意点・実務のポイント |
| 授業料(月謝) | 毎月の指導対価として受領する基本料金 | 実際に授業を提供する月に計上 | 前月27日に翌月分を引き落とす場合でも、受領日は前受金処理し、当月に売上振替する |
| 入会金(入塾金) | 入塾時に一括で受領する諸手数料 | 入塾手続き完了月(またはサービス開始月)に一括計上 | 返金規定の有無を確認し、未消化分の扱いを確定させる |
| 季節講習費 | 春期・夏期・冬期講習の特別授業料 | 講習が実際に実施される月(3月,7-8月,12-1月)に計上 | 事前徴収した時点では前受金勘定とし、講習実施時に売上へ振り替える |
| 教材費(テキスト代) | 生徒へ販売・提供するテキスト料金 | テキストを生徒に引き渡した月に計上 | 年間テキストを一括販売した場合は月割計上するか引渡時一括かを統一する |
| 模試代・検定料 | 業者模試や英検・漢検などの受検料 | 模試・検定が実施される月に計上 | 外部受託費用と同額程度で相殺されることが多いため、預り金処理する場合もある |
| 施設維持費・管理費 | 教室の空調・設備維持のために徴収する費用 | 対象期間(毎月または半年ごと)に割り振って計上 | 半年分を一括徴収した場合は6ヶ月で按分して毎月売上に計上する |
発生主義と前受金の処理方法
学習塾の財務実務で最も間違いやすいのが「前受金(まえうけきん)」の処理です。
多くの塾では、翌月分の月謝を前月20日〜27日頃に口座振替で回収します。
例えば、4月分月謝の合計100万円がが月27日に口座に入金された場合:
・3月27日の仕訳:普通預金 1,000,000円 / 前受金 1,000,000円
・4月1日(または4月末)の仕訳:前受金 1,000,000円 / 授業料売上 1,000,000円
入金があった瞬間に売上(収入)として計上してしまうと、3月の売上が過大になり、4月の売上がゼロになってしまいます。PLの健全性を保つためには、必ず「発生主義」に基づいてサービスを提供した月の売上として計上してください。
4. 売上原価と販売費及び一般管理費(経費)の精密な分類
学習塾の支出は、「売上原価」と「販売費及び一般管理費(販管費)」に明確に分ける必要があります。
この区分を誤ると、授業の質にかかっている原価と、運営・集客にかかっている管理費のバランスが見えなくなります。
費用科目の区分表
| 費用区分 | 勘定科目 | 該当する費用内容 | 管理上のKPI・指標 |
| 売上原価 | 講師人件費(非常勤) | 学生講師、パート・アルバイト講師の給料・交通費 | 売上高対比25%〜35% |
| 売上原価 | 教材費(仕入高) | 外部出版社から購入する教材、オリジナルプリント印刷費 | 売上高対比3%〜6% |
| 売上原価 | 外部模試・検定仕入 | 模試業者や検定協会へ支払う受検費用 | 受注額と同額(原価率ほぼ100%) |
| 売上原価 | オンラインシステム費 | 生徒に直接提供するAI学習アプリやオンライン授業システムライセンス | 生徒1人あたり月額単価 |
| 販管費 | 役員報酬 | 塾長・経営者の報酬 | 経営状況に応じた固定額 |
| 販管費 | 正社員給与 | 教室長、エリアマネージャー、事務スタッフの固定給 | 売上高対比15%〜20% |
| 販管費 | 地代家賃 | 校舎テナント料、共益費、駐車場代 | 売上高対比10%〜15% |
| 販管費 | 広告宣伝費 | 折込チラシ、ポスティング、Webマーケティング(リスティング・SNS) | 売上高対比5%〜10% |
| 販管費 | 水道光熱費 | 電気代、水道代、ガス代 | 前年同月比での増減管理 |
| 販管費 | 通信費 | 塾運営用電話、インターネット回線、保護者連絡アプリ運用代 | 固定回線契約見直し |
| 販管費 | リース料 | 複合機(コピー機)、パソコン等のリース費用 | 契約年数と月額費用の適正化 |
| 販管費 | 減価償却費 | 内装工事、看板設置費、大型備品の耐用年数に応じた償却費 | 設備投資計画に基づく計算 |
講師人件費の原価計算モデル
個別指導塾の場合、コマ単価(1コマ=80分〜90分)と生徒対講師の比率(1対1、1対2など)によって講師人件費の比率が大きく変動します。
| 指導形態 | 生徒月謝(1コマ月4回想定) | 講師時給(コマ給換算) | 1コマあたりの原価率 | 利益構造の特徴 |
| 個別指導(1対1) | 24,000円(1コマ6,000円) | 2,400円(コマ給) | 40.0% | 原価率は高いが生徒の単価が高いため利益額を確保しやすい |
| 個別指導(1対2) | 14,000円(1コマ3,500円) | 2,100円(1コマで生徒2名分) | 30.0% | バランスが良く、個別指導塾の標準的な損益モデル |
| 集団指導(1対20) | 10,000円(生徒1人1コマ2,500円) | 3,000円(コマ給) | 6.0%(20名時) | 損益分岐点を超えると爆発的に高い利益率を生み出す |
5. 指導スタイル別(集団指導 vs 個別指導)の損益構造比較
学習塾のPLを作成・分析する際は、自塾の指導スタイルに合わせた構造変化を理解しておくことが不可欠です。集団指導塾と個別指導塾では、原価率と販管費率の構成が大きく異なります。
指導スタイル別の損益構成比率比較表
| PL項目 | 集団指導塾(標準) | 個別指導塾(標準) | ハイブリッド型・オンライン併用 |
| 売上高 | 100.0% | 100.0% | 100.0% |
| 売上原価 | 20.0% 〜 30.0% | 35.0% 〜 45.0% | 25.0% 〜 35.0% |
| (うち講師人件費) | 15.0% 〜 22.0% | 30.0% 〜 40.0% | 18.0% 〜 28.0% |
| (うち教材・その他) | 5.0% 〜 8.0% | 5.0% 〜 8.0% | 7.0% 〜 10.0% |
| 売上総利益 | 70.0% 〜 80.0% | 55.0% 〜 65.0% | 65.0% 〜 75.0% |
| 販管費 | 45.0% 〜 55.0% | 35.0% 〜 45.0% | 35.0% 〜 45.0% |
| (うち正社員人件費) | 15.0% 〜 20.0% | 15.0% 〜 20.0% | 10.0% 〜 15.0% |
| (うち地代家賃) | 10.0% 〜 15.0% | 8.0% 〜 12.0% | 5.0% 〜 10.0% |
| (うち広告宣伝費) | 5.0% 〜 10.0% | 7.0% 〜 12.0% | 10.0% 〜 15.0% |
| 営業利益率 | 20.0% 〜 30.0% | 10.0% 〜 20.0% | 20.0% 〜 30.0% |
集団指導塾は、1人の講師が多くの生徒を教えるため「売上原価率が低い」というメリットがあります。しかし、一定の生徒数を集めるための広めの校舎が必要となり、地代家賃が高くなる傾向があります。
一方、
個別指導塾は、ブース区切りで小規模な物件でも開設できるため家賃比率は低く抑えられますが、生徒数に応じて講師を増やさなければならないため「講師人件費(原価)が高くなる」特徴があります。
6. 学習塾経営で目指すべき主要財務指標(KPI)
健全な学習塾経営を行うために、作成したPLから以下の指標をチェックしてください。これらは業界の健全な経営指標となります。
学習塾の健全経営ベンチマーク表
| 指標名 | 計算式 | 目標値・基準値 | 状態別の評価・対策 |
| 総人件費比率 | (非常勤人件費 + 正社員給与 + 役員報酬)÷ 売上高 | 45.0% 〜 50.0% 以下 | 55%を超えると赤字リスクが高まる。シフト調整や単価見直しが必要 |
| 売上高原価率 | 売上原価 ÷ 売上高 | 30.0% 〜 40.0% 以下 | 45%を超えている場合、個別指導のコマ組み最適化(1対2比率の向上)が必要 |
| 売上高家賃比率 | 地代家賃 ÷ 売上高 | 10.0% 〜 12.0% 以下 | 15%を超える場合は過大な物件。生徒数を増やすか家賃交渉・移転を検討 |
| 売上高広告費率 | 広告宣伝費 ÷ 売上高 | 5.0% 〜 8.0% 程度 | 新規開校期は15%程度まで許容。既存校で10%超は集客手法の効率化が必要 |
| 獲得単価(CPA) | 年間広告費合計 ÷ 年間新規入塾人数 | 30,000円 〜 60,000円 | 1台のCPAがLTV(生徒生涯売上)の20%以下に収まっているかが基準 |
| 営業利益率 | 営業利益 ÷ 売上高 | 15.0% 〜 20.0% 以上 | 10%未満は改善が必要。20%以上であれば非常に優秀な経営状態 |
7. 年間12ヶ月の月別PL損益パターン(季節変動マトリクス)
学習塾のPLを作成する際、年間の総売上を12分割して毎月の予算を作成すると、実際の運用で大きなズレが生じます。以下は、一般的な学習塾(新学期4月開校〜3月決算)の月別収支の傾向を表したマトリクスです。
12ヶ月の月別損益・ cash flow 傾向表
| 月 | 売上傾向 | 費用傾向 | 損益状態 | 経営上の実務ポイント・留意事項 |
| 4月 | 通常 | 広告費高 | 均衡〜赤字 | 新学期スタート。問い合わせは多いが広告費先行で利益圧迫 |
| 5月 | 低下 | 通常 | トントン | ゴールデンウィークによる授業日数減(月謝減額や振り替え対応) |
| 6月 | 通常 | 通常 | 黒字 | 定期テスト対策時期。退塾防止と夏期講習の事前案内を開始 |
| 7月 | 急増 | 講師費増 | 大幅黒字 | 夏期講習費の請求月。年間で最も現金が入る月の一つ |
| 8月 | 高水準 | 講師費高・光熱費高 | 大幅黒字 | 講習本番。アルバイト講師の給料支払いとエアコン代がピーク |
| 9月 | 低下 | 広告費高 | 薄利〜赤字 | 講習終了後の反動減。秋の新規問合せ獲得に向けた募集再開 |
| 10月 | 通常 | 通常 | 黒字 | 中間テスト対策。受験生向けの秋期特訓や志望校別講座の計上 |
| 11月 | 通常 | 印刷費等増 | 黒字 | 定期テスト・期末テスト対策。冬期講習の面談・募集開始 |
| 12月 | 急増 | 講師費増 | 大幅黒字 | 冬期講習・正月特訓費用の計上。年間利益のピーク期 |
| 1月 | 高水準 | 講師費高・光熱費高 | 大幅黒字 | 直前入試対策。暖房費増加と受験生の追い込み指導 |
| 2月 | 低下 | 広告費急増 | 薄利〜赤字 | 受験終了に伴う中3・高3生の退塾ラッシュ。新年度募集の広告費ピーク |
| 3月 | 低下 | 講師費・広告費 | 赤字傾向 | 春期講習実施。退塾と新入塾が交錯し、1年で最も生徒数が減る時期 |
この表に示すとおり、7月・8月・12月・1月で年間の利益の大部分を稼ぎ出し、2月・3月・4月・5月は生徒数の減少や広告費の先払いで赤字または利益が圧迫されるのが学習塾の典型的なパターンです。
月次PLを作成する場合は、この季節要因を組み込んだ「月別予算PL」を作成することが資金ショートを防ぐ鍵となります。
8. 正しいPL作成の手順(5つのステップ)
実際にエクセルや会計ソフト(クラウド会計等)を使って学習塾のPLを作成するための具体的手順です。
ステップ1:売上データの回収と発生主義への変換
毎月の請求データ(請求書発行一覧、保護者管理システムデータ)から、以下の分類で集計します。
- 通常授業料
- 季節講習費
- 教材費
- その他(入会金・模試代など)
銀行に入金された日付ではなく、「実際にそのサービスを提供する月」の売上として表に入力します。
ステップ2:売上原価の抽出
授業を直接提供するために支払った費用を集計します。
・アルバイト講師への給与・交通費(源泉徴収前の総額)
・テキスト出版社への振込額(当月使用分)
・模試会社への支払額
これを売上高から差し引いて「売上総利益(粗利益)」を算出します。
ステップ3:販管費(固定費・変動費)の計上
運営にかかった費用を通帳や領収書から拾い上げ、勘定科目ごとに集計します。
・家賃、共益費、駐車場代
・社員給与、役員報酬、法定福利費
・広告宣伝費(紙チラシ代、折込代、Web広告費)
・水道光熱費、通信費、備品消耗品費
・減価償却費(決算時に一括計上する場合は月割で概算計上)
ステップ4:利益の計算と業界比率(KPI)との照合
各利益(売上総利益、営業利益、経常利益)を算出し、前述した「財務比率ベンチマーク表」と比較します。
・講師人件費率が35%を超えていないか?
・地代家賃比率が15%を超えていないか?
・営業利益率は15%以上を確保できているか?
基準値から外れている項目がある場合は、原因を特定して次月の運用(シフトの組み直し、広告費の見直しなど)にフィードバックします。
ステップ5:月次推移の管理と予算実績差(予実管理)の分析
作成したPLは単月で終わらせず、12ヶ月の推移表(月次損益推移表)として並べて管理します。
月次予実管理の分析フォーマット例
| 分析項目 | 4月予算(円) | 4月実績(円) | 差異(円) | 達成率 | 主な原因と改善対策 |
| 売上高 | 4,000,000 | 3,800,000 | -200,000 | 95.0% | 中3生の問い合わせ獲得が計画より2名未達 |
| 売上原価 | 1,400,000 | 1,450,000 | +50,000 | 103.6% | 新人講師の研修コマが発生したため増加 |
| 売上総利益 | 2,600,000 | 2,350,000 | -250,000 | 90.4% | 売上減と原価増の二重影響 |
| 販管費 | 1,800,000 | 1,750,000 | -50,000 | 97.2% | Web広告費の出稿計画を一部翌月に繰り越し |
| 営業利益 | 800,000 | 600,000 | -200,000 | 75.0% | 次月の体験コマからの入塾率向上でリカバリーを図る |
9. 経営改善のためのPL活用テクニック
詳細なPLを作成できるようになると、単なる決算報告用としてだけでなく、具体的な経営改善のアクションを起こすことができます。
1. 損益分岐点(BEP)生徒数の算出
PLのデータを元に、塾が赤字にならない最小限の生徒数を計算します。
固定費(家賃+正社員給与+基本水道光熱費+固定広告費等)÷ 生徒1人当たりの平均限界利益(平均月謝 - 1人あたり発生原価)= 損益分岐点生徒数
例:月間固定費が150万円、生徒1人当たりの平均月謝が25,000円、1人当たりの講師給与・教材費(原価)が10,000円の場合
・限界利益 = 25,000円 - 10,000円 = 15,000円
・損益分岐点生徒数 = 1,500,000円 ÷ 15,000円 = 100名
この計算により、「生徒数が100名を下回ると赤字になる」「101名目からの月謝15,000円がそのまま利益になる」という構造が明確になります。
2. コマ効率と講師シフトの最適化
個別指導塾で粗利率が低下する最大の原因は、「1対1指導の乱発」や「生徒が1人しかいないコマの放置」です。
PL上で講師人件費率が目標値(30%程度)を超えて上昇している場合は、日々のコマ組み表をチェックし、1対2の比率を高める指導シフトの再構築を行います。
これにより、サービスレベルを落とさずにPL上の売上原価率を数パーセント改善することが可能です。
3. 広告獲得コスト(CPA)と顧客生涯価値(LTV)の連動
PLの「広告宣伝費」項目は、単にコストとして削るのではなく、投資対効果で評価します。
・生徒1人の平均在籍期間:18ヶ月
・生徒1人の平均月額単価:30,000円(季節講習含む)
・生徒1人の生涯売上(LTV):540,000円
LTVが54万円であれば、入塾者を1人獲得するために5万円(LTVの約10%)の広告宣伝費を使っても十分に回収可能です。PL上の広告宣伝費枠を「年間入塾目標人数 × 5万円」として逆算設定することで、根拠のある集客投資計画が作れます。
以上に挙げた表と構造をそのままExcelや会計ソフトに落とし込み、毎月「発生主義」に基づいて数字を更新していくことで、季節変動に強く利益の残る学習塾経営を実現することができます。
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