学習塾・習いごと運営では月間コストをいかにダウンするかがポイント！だから無料ツールを使い倒そう！
無料ツールは、機能が信頼できないとか？いえいえ、そんなことは全くありません。使えるWEBツールが無料で提供されているのですから使わないのはもったいない！
月間のコストは、月々だから軽視しがちですが年間で考えていきましょう！
コストの中身を検討する
それでは最初にコストの中身を考えてみましょう。さっと思いつくのは家賃でしょうね。続いて人件費かと思います。その次あたりに「う～ん」と考えて、システム利用料、水道光熱費、通信費、事務用品費と教室内を見回しながら思いつく項目が浮かびます。
学習塾や習いごと教室では、仕入れという項目は、ほぼありません。例えば原料を仕入れて加工して販売するとか、卸会社からまとめて仕入れて値付けして販売するということではなく、役務提供、つまりサービス提供の業務スタイルだからです。
コストは、スポットでかかってしまうものもありますし、月間でかかってくるものもあります。
まずはスポットの経費を考えてみましょう。スポットで、というのは、突発的に必要となり購入するものです。例えば、シューズラックが手狭になったから買い足したり、教室内の照度をもう少し明るくしたいから、追加工事を依頼するなどです。必要なスポット経費の場合はネットで検索してAmazonや楽天、yahooショッピング、はたまたメルカリなどで買うことになりますので、同じようなモノであっても金額の差異は若干生じます。
次に、月間でかかる経費、要するにランニングコストについてです。今回は、このランニングコストを少しでも減らせないか？というところに照準を合わせてみましょう。
ランニングコスト（月間の経費）で減らせるものはないか！？
業務でかかる経費は、最初が肝心です。例えば複合機について考えてみましょう。
学習塾や習いごと教室の場合は、複合機の使用頻度は比較的高いです。生徒用の問題、解説回答、保護者向け資料、掲示物と日々使うことになります。
こちらは、リース契約か、中古品を買い取って保守契約か・・・という方法で月間コストが異なります。この場合は前者のほうが月間コストはダウンさせることが出来ます。（ただし５年、６年のリース契約となります）
続いて、例えば電話代についてはどうでしょうか。
なるべく電話は使わないと決めていても、保護者や問い合わせ先への連絡では必須です。LINE通話やその他の通話方式でもいいと思いますが、教室そのものに電話番号がある以上、電話を完全に廃止するのはまだ難しいように思います。
とはいえ、使い方を工夫して節約にはなるかもしれません。
このように、経営がスタートすると、従業員やアルバイトとは違った視点で教室内、会社内を見ることが経営者の務めとなるため、当然シビアにチェックすべきでしょう。
ですが、最も効果があってお金の面と時間の面でコストカットになる方法。
それが無料ツールを使い倒すことです。
無料ツールを使い倒してコスト削減を図ろう！
ここで言う無料のツールとは、主にWEBツールのことを指します。
テーマとして掲げたいのは、毎月かかる費用をカットしていこう！というものです。
例えば、毎月のコストから5,000円分カットできたとします。それは月間で見れば5,000円分のカットのみですが、年間であれば60,000円のカットです。うまくすれば、ipadが買えます。使用用途の高いA4のスーパーホワイトのコピー用紙5000枚分が税込4,270円（2025年6月現在）ですので、14箱分買えます。つまりコピー用紙70,000枚分です。
10,000円分の支払手数料をカットできたら年間120,000円分です。そして売上も月10,000円増えたらダブル効果で年間240,000の効果があります。
そんな事例が５事例でもあれば、年間1,200,000円のプラス効果となります。
こう考えていくと、全然小さい話ではないですよね。
では、どんな無料ツールが有効なのか！？
使えるＷＥＢツールを絞り込む！
無料のツールはたくさんありますので、仕事にあったものを絞り込んでいきます。
個人的におすすめなのは、
Google Spread Sheet です。
Excelを普段使いしている人であれば、何の抵抗もなく入り込めます。そしてこのSpread sheetですが、一番の特徴は、共有でき共同作業ができる点です。
さらにSpread sheetをお勧めポイントは、GASというスクリプトを埋め込んで多機能なツールに化けさせることが出来る点です。
この強力なツールは、Excelっぽいものなのですが、はるかにSpread sheetのほうがいいと言い切れるのは、アプリケーション、ソフトウェアではなくＷＥＢ上で使うツールのため、自分でupdateする必要がない！という点なのです。
試しに少し古いofficeを使われている方で、わからない内容がありましたらネットで検索して調べてみてください。見た目やクリックする場所が変わっていることや、そもそも項目が統合されたり、分離していることで、「調べてもよくわからない」ということもあるのではないでしょうか。
WEB上のツールであれば、自動更新されていつでも最新版なのですから、そういう心配がないのです。
さて、ではどんなシーンでSpread sheetが活躍するのでしょうか！？
学習塾と習いごと教室では保護者への報告は必須
塾や習いごと教室へ通っているのは子供ですが、費用を負担しているのは保護者です。保護者は教室を信じて託してくれているのですから、授業の様子や進捗などを報告するのはサービスの中に含まれているものです。経過報告は重要な仕事の一環ということです。
その際にどのような方法を想定しますか？
- 紙での報告書をコピーして渡す
- 何等かの有料サービスを利用する（月額利用料金がかかる）
- メールやLINEに内容を打ち込んで送っている
頻度はどうですか？
- 一か月のまとめ報告
- 一週間ごとのまとめ連絡報告
- 面談時にまとめて報告
- 都度報告
いずれにしても保護者への報告は行うことになります。
